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Cade o recibo que estava aqui?

Cadê o recibo que estava aqui?

A vida de quem viaja a trabalho é sempre cansativa, muito tempo fora de casa e na estrada, comendo em restaurantes, parando para abastecer em postos de gasolina, passando em pedágios, entre outras despesas que geram um número absurdo de papéis (recibos) que são difíceis de organizar e muitas vezes desaparecem literalmente. Assim, para quem não é muito organizado nem sempre é uma tarefa fácil a hora de elaborar o relatório de despesa para reembolso em meio a tantos recibos gerados, gasta-se tempo e a perda de um único recibo é prejuízo certo no bolso.

O volume de recibos é relacionado à política de reembolso de cada empresa, umas determinam a apresentação do relatório quinzenalmente ou até mensalmente e se não tiver como comprovar o gasto, certamente não será reembolsado. Outra coisa é a exigência de categorizar por tipo de despesa, como alimentação, deslocamento, hotel, etc. Tortura para o pobre viajante.

Já pensou automatizar este processo, facilitar a vida do colaborador ao indicar as despesas, categorizá-las na hora do gasto, gerando relatórios automáticos sem precisar estar na empresa, pois estariam em um banco de dados na nuvem e para você empresa ter acesso também aos dados de despesa por colaborador, por período, inserir uma política de viagem no sistema, aprovações e ainda ser sustentável em abolir o uso de papel? Isto já é uma realidade como no OCTO da Tria Software.

É uma tendência as empresas automatizarem processos internos para obterem os principais benefícios: de redução de custos, tempo e facilitação do trabalho de suas equipes, seja esta interna ou externa. Assim o reembolso de despesas online está dentro desta vertente.

A automatização é rápida e o investimento inicial não é um absurdo como muitos gestores pensam, principalmente porque o retorno é rápido e a eficiência do processo automatizado gera um resultado mais preciso.

Na prática como é feito?

Recibos eletrônicos capturam dados de transações direto de companhias aéreas, hotéis, restaurantes e locadoras de veículos, criando automaticamente entradas de solicitação de reembolso detalhadas e precisas. Os colaboradores também podem fotografar recibos, economizando assim tempo e preocupação.

O envio de solicitação de reembolso acaba sendo enviado no prazo e de qualquer lugar, ou seja, a um clique os seus colaboradores podem fotografar seus recibos ou cadastrá-los na plataforma através de seus dispositivos móveis. Na outra ponta os gestores recebem a solicitação, avaliam e aprovam o reembolso, com isso, a satisfação do colaborar vai nas nuvens, pois o ciclo de reembolso de despesas é muito mais rápido.

 

Seu colaborador agradece e você gestor de empresa tem um maior controle dos gastos de despesas. Todo mundo sai ganhando, inclusive o meio ambiente.

Automatização fiscal: jogando a favor

O universo fiscal brasileiro parece uma teia onde tudo está interligado e qualquer deslize você corre perigo de não mais existir. Mesmo pela simplicidade do exemplo supracitado hoje é sabido que a cada dia o Governo (a teia) está se munindo de tecnologias e sistemas para identificar estes deslizes (erros e fraudes) cometidos pelas empresas, assim, é chegada a hora das empresas também incorporar aos seus processos estes tipos de tecnologias, fazendo com que elas joguem a seu favor.

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Como transformar a necessidade de automação de meu processo em um sistema eficiente?

A incorporação de sistemas nos processos das empresas é sinônimo de ganho em agilidade de execução, redução de custos e minimização de erros, por isso, torna-se frequente a busca por empresas que realizem de modo efetivo esta automatização.

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