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5 sinais de alerta que está na hora de automatizar sua empresa

Na era da transformação digital a automatização de processos se torna algo crítico, pois as empresas estão buscando o aumento de sua produtividade e a aplicação de uma tecnologia pode ser a única saída. Assim, muito se pensava que a aquisição de um software, principalmente customizado ao meu negócio, era algo que não cabia dentro do orçamento de empresas de pequeno e médio porte, sendo somente viável a grandes corporações, e nem sempre a conta a ser feita é esta, pois o retorno do investimento muitas vezes justifica o investimento, além disso,  e a cada dia a aquisição de softwares se torna mais viável na questão de valores, principalmente porque há vários produtos que com pequenos ajustes podem atender as necessidades das empresas e como já prontos os preços são mais acessíveis de aquisição.

É interessante ficar alerta aos sinais de quando precisa adquirir um software para automatizar os processos de sua empresa ou ainda inovar em seu negócio:

       1. Não consigo escalar meu serviço ou produto.

Será que a automatização de processos rotineiros de determinadas áreas não faria aumentar a produtividade de minha equipe e, assim, conseguir impulsionar as vendas de meu serviço? Com certeza, tornar certos processos automáticos como financeiro, de atendimento ao cliente, etc, faz com que seus recursos humanos foquem em outras tarefas que necessitam da intervenção humana e, com isso, é possível atender um aumento de demanda mais facilmente com o mesmo nível de recurso.

       2. Não consigo padronizar meus processos.

A automação de processos faz com que os resultados das tarefas seja o mesmo sempre, pois são realizados através de robôs. Com isso, a padronização é facilmente conseguida.

      3. Não consigo ter uma visão geral do meu negócio para tomar decisões estratégicas mais assertivas.

Você pode ter contratado várias ferramentas para facilitar a gestão de cada processo, porém, não estão integradas e para ter uma visão geral do meu negócio ainda perco muito tempo para reunir as informações. Assim, a criação de um dashboard único para integrar todas as fontes de informação de sua empresa pode ser uma boa saída.

     4. Tenho muitas ferramentas, mas não sei se são as corretas para o meu negócio.

Ás vezes, pela ansiedade de automatizar seus processos você acabou adquirindo ferramentas de TI que não eram necessárias, assim, uma empresa especializada em tecnologia pode realizar uma avaliação e sugerir as ferramentas ou softwares corretos para a sua realidade e necessidade.

     5.  Preciso reduzir meus custos urgentemente.

É fato que automatizar certas operações faz com que você ganhe tempo, economize custos, inclusive a possibilidade de minimização de erros que podem gerar a aplicação de multas por inconsistências, como é o caso de entregas das obrigações fiscais. Com certeza, a produtividade de sua equipe aumenta se este recurso estiver sendo utilizado para atividades estratégicas, as quais necessitem de análise, ou seja, sendo aplicado no que realmente importa para a sua empresa e gere resultado.

Cade o recibo que estava aqui?

A vida de quem viaja a trabalho é sempre cansativa, muito tempo fora de casa e na estrada, comendo em restaurantes, parando para abastecer em postos de gasolina, passando em pedágios, entre outras despesas que geram um número absurdo de papéis (recibos) que são difíceis de organizar e muitas vezes desaparecem literalmente. Assim, para quem não é muito organizado nem sempre é uma tarefa fácil a hora de elaborar o relatório de despesa para reembolso em meio a tantos recibos gerados, gasta-se tempo e a perda de um único recibo é prejuízo certo no bolso.

O volume de recibos é relacionado à política de reembolso de cada empresa, umas determinam a apresentação do relatório quinzenalmente ou até mensalmente e se não tiver como comprovar o gasto, certamente não será reembolsado. Outra coisa é a exigência de categorizar por tipo de despesa, como alimentação, deslocamento, hotel, etc. Tortura para o pobre viajante.

Já pensou automatizar este processo, facilitar a vida do colaborador ao indicar as despesas, categorizá-las na hora do gasto, gerando relatórios automáticos sem precisar estar na empresa, pois estariam em um banco de dados na nuvem e para você empresa ter acesso também aos dados de despesa por colaborador, por período, inserir uma política de viagem no sistema, aprovações e ainda ser sustentável em abolir o uso de papel? Isto já é uma realidade como no OCTO da Tria Software.

É uma tendência as empresas automatizarem processos internos para obterem os principais benefícios: de redução de custos, tempo e facilitação do trabalho de suas equipes, seja esta interna ou externa. Assim o reembolso de despesas online está dentro desta vertente.

A automatização é rápida e o investimento inicial não é um absurdo como muitos gestores pensam, principalmente porque o retorno é rápido e a eficiência do processo automatizado gera um resultado mais preciso.

Na prática como é feito?

Recibos eletrônicos capturam dados de transações direto de companhias aéreas, hotéis, restaurantes e locadoras de veículos, criando automaticamente entradas de solicitação de reembolso detalhadas e precisas. Os colaboradores também podem fotografar recibos, economizando assim tempo e preocupação.

O envio de solicitação de reembolso acaba sendo enviado no prazo e de qualquer lugar, ou seja, a um clique os seus colaboradores podem fotografar seus recibos ou cadastrá-los na plataforma através de seus dispositivos móveis. Na outra ponta os gestores recebem a solicitação, avaliam e aprovam o reembolso, com isso, a satisfação do colaborar vai nas nuvens, pois o ciclo de reembolso de despesas é muito mais rápido.

 

Seu colaborador agradece e você gestor de empresa tem um maior controle dos gastos de despesas. Todo mundo sai ganhando, inclusive o meio ambiente.

Automatização fiscal: jogando a favor

O universo fiscal brasileiro parece uma teia onde tudo está interligado e qualquer deslize você corre perigo de não mais existir. Mesmo pela simplicidade do exemplo supracitado hoje é sabido que a cada dia o Governo (a teia) está se munindo de tecnologias e sistemas para identificar estes deslizes (erros e fraudes) cometidos pelas empresas, assim, é chegada a hora das empresas também incorporar aos seus processos estes tipos de tecnologias, fazendo com que elas joguem a seu favor.

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Como transformar a necessidade de automação de meu processo em um sistema eficiente?

A incorporação de sistemas nos processos das empresas é sinônimo de ganho em agilidade de execução, redução de custos e minimização de erros, por isso, torna-se frequente a busca por empresas que realizem de modo efetivo esta automatização.

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